На днях я переписывался с одним из членов своей команды.
Казалось, разговор идет хорошо: я говорил довольно ясно, дело двигалось вперед, как вдруг мой телефон зазвонил. Я поднял трубку и услышал фразу: «У нас все в порядке?» Согласитесь, странный способ начать разговор. Но что еще более странно: на другом конце линии был тот же человек, с которым мы только что переписывались.
Смущенный и слегка озадаченный, я ответил: «Да, а у тебя все хорошо?»
Член моей команды сказал: «Я чувствовал, что во время переписки мы теряем друг с другом связь, поэтому хотел убедиться, что все в порядке».
Я был обескуражен. Но позже заметил, что во время переписки мои ответы становились все короче и прямолинейнее, и человек подумал, что меня раздражает этот разговор. Работая дома, я пытался говорить доходчиво, коснуться многих задач и в то же время оказать поддержку этому человеку. До COVID-19 этот разговор происходил бы при встрече, лицом к лицу, и мы полностью чувствовали бы друг друга. Из-за удаленной работы и множества переписок мое внимание было рассеяно, и в тот момент я не смог поддержать своего друга через общение.
Сколько раз во время пандемии мы «теряли» друг друга?
Я бы мог легко отбросить переживания своей команды и просто сказать, чтобы они доверяли мне. Однако я не стал обороняться, потому что понял: пришло время улучшить свои коммуникативные навыки, чтобы лучше поддерживать команду. Я сразу же вспомнил доклад Джульетты Фант на конференции WhiteSpace в 2018 году, когда она вкратце рассказала нам о среде 2D и 3D.
Я действительно столкнулся с проблемой перехода от 3D к 2D. Стремление к оперативной коммуникации привело к тому, что я стал неэффективным. Эффективное общение вносит ясность, повышает уровень доверия и способствует укреплению связей, которые потребуются вашей команде для удаленной работы.
Какой же тип общения эффективен и действенен?
1. Когда ПОДТВЕРЖДАЕТЕ ИНФОРМАЦИЮ, используйте сообщения или электронную почту
После встречи, чтобы убедиться, что все всё поняли, полезно написать дополнительное письмо. Электронное письмо с подтверждением необязательно должно быть детальным. А ответ на него может быть коротким. Когда нет необходимости в серьезном диалоге, это уместно.
2. Когда УТОЧНЯЕТЕ ИНФОРМАЦИЮ, используйте электронную почту или телефонную связь
В зависимости от уровня сложности эффективными могут быть электронная почта и разговор по телефону. Если это простой уточняющий вопрос, пишите по электронной почте. Но если получается «диссертация», приходится перечитывать каждое слово и это создаст стрессовую ситуацию, лучше написать человеку: «Давай поговорим по телефону». Чем больше нам приходится обсуждать «запутанные» вопросы через сообщения, тем больше вероятность «потерять» друг друга. Часто пять минут разговора по телефону экономят пять дней уточняющей переписки.
3. Когда ИСПРАВЛЯЕТЕ, говорите лицом к лицу или по видеосвязи
Даже во время пандемии COVID-19 нам, лидерам, необходимо корректировать других, чтобы достичь целей. Иногда это нужно для ясности, иногда – для исправления неправильного поведения. Хотя кажется, что легче исправить по электронной почте или с помощью голосового сообщения, думаю, что общение лицом к лицу будет более эффективным. Полезно, когда команда не только слышит слова лидера, но и видит лицо. Тогда с помощью слов и выражения лица лидеру легче передать то, что у него на сердце.
4. Когда ХВАЛИТЕ команду за успехи, используйте все вышеперечисленное
Когда мы все были в офисе, было легко зайти и сказать: «Молодец! Отлично поработал над этим проектом!» Теперь, когда мы на расстоянии, приходится искать для этого другие пути. Если вы заметите, что член команды сделал что-то хорошо, напишите ему лично, отправьте электронное письмо всем сотрудникам, а если у вас есть видеосвязь, похвалите его перед всей командой. Команда будет подражать тому, кого хвалят. Намеренно замечайте сотрудников и сообщайте об их успехах всем остальным.
В этой новой «нормальности» общение становится крайне важным. Когда мы поймем, как эффективно общаться, наши команды начнут процветать.
Творите. Вдохновляйте. Стремитесь к цели.
Автор: Jared Wilkins
Источник: Global Leadership Network
Перевод: Влад Ереш
Редакция: Моисей Богомаз